Tietosuojaseloste - Produktiorekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri-ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 20.10.2024. Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 21.0.2024. Viimeisin muutos 20.10.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Kulttuuriyhdistys Ensemble Nylandia ry (myöhemmin tekstissä Ensemble Nylandia)
PL 809, 00101 HELSINKI
info@ensemblenylandia.info
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Anna Pulakka, toiminnanjohtaja@ensemblenylandia.info
3. Rekisterin nimi
Kulttuuriyhdistys Ensemble Nylandia ry:n Produktiorekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää produktioon osallistuvien henkilöiden yhteystietoja ja muita produktioiden järjestämisen kannalta olennaisia tietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Taiteelliset tai tuotannolliset tehtävät, kuten muusikoiden soitin, laulajien ääniala, ohjaaja, lavastaja, valokuvaaja yms.
• Muut produktioon osallistumisen ja sen järjestämisen kannalta olennaiset tiedot, kuten matkustuspäivät, majoitukset, poissaolot harjoituksista, kiinnostus auttaa käytännön järjestelyissä tai erityisruokavaliot
Muusikoiden osalta henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja soittimet / ääniala tallennetaan myös Ensemble Nylandian muusikkorekisteriin, mikäli henkilö ei tätä erikseen kiellä joko tietojen keruun yhteydessä tai ottamalla myöhemmin yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
Klikkaa tästä nähdäksesi muusikkorekisterin tiedot: Muusikkorekisterin tietosuojaseloste
Muut ilmoittautumisrekisterin tiedot kerätään vain kyseistä produktiota varten ja ne poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa produktion päätyttyä. Tietoja säilytetään pidempään mikäli produktion toistuminen tulevaisuudessa on todennäköistä, kuitenkin korkeintaan 4 vuotta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla tai sähköpostitse. Tietoja voidaan varsinaisen ilmoittautumisen jälkeen muuttaa tai täydentää rekisteröidyn oman kirjallisen tai suullisen ilmoituksen perusteella.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin yhdistyksen hallituksen jäsenten ja vakituisen toimistohenkilökunnan toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterintietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Tavanomaisen produktion yhteydessä rekisterin tiedot poistetaan kohdassa 5 kuvatulla tavalla, Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen käytännön syistä, esimerkiksi vuokranuottien palautusta varten, tiedot poistetaan kuukauden kuluessa siitä kun niiden säilyttämisen tarve on lakannut.