Tietosuojaseloste - Jäsenrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri-ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 20.10.2024. Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 21.0.2024. Viimeisin muutos 20.10.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Kulttuuriyhdistys Ensemble Nylandia ry (myöhemmin tekstissä Ensemble Nylandia)
PL 809, 00101 HELSINKI
info@ensemblenylandia.info
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Anna Pulakka, toiminnanjohtaja@ensemblenylandia.info
3. Rekisterin nimi
Kulttuuriyhdistys Ensemble Nylandia ry:n jäsenrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11 § vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä yhdistyksen jäsenien yhteystietojen ylläpito.
5. Rekisterin tietosisältö
• Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
• Täydellinen nimi
• Asuinpaikkakunta
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
• Osoite (vapaaehtoinen)
Jäsenrekisteri sisältää yhdistyksen varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet ja tukijäsenet. Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys puretaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä sähköpostitse.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin yhdistyksen hallituksen jäsenten ja vakituisen toimistohenkilökunnan toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterintietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat yhdistyksen jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä. Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.